Datenschutzhinweise für Hinweisgeber
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).
1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
Stiftung Volkssolidarität Halle (Saale)
Reilstraße 54
06114 Halle (Saale)
Tel: 0345 52456-0
E-Mail: geschaeftsstelle@vshalle.de
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Dr. Andreas Melzer
kelobit IT-Experts GmbH
Tel: 0345 132553-80
E-Mail: dsb@kelobit.de
2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten haben, soweit diese für die Zwecke der Durchführung des ordnungsgemäßen Hinweisgeberverfahren nötig sind.
Bei diesen personenbezogenen Daten kann es sich u.a. handeln um:
- Personalien (z.B. Name und Adresse und Kontaktdaten)
- Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (z.B. Bezeichnung der Tätigkeit und Titel)
- Angaben zum Hinweis und alle mit dem Hinweis in Verbindung stehenden personenbezogenen Daten
- Bild- und Tondaten (z.B. Aufzeichnung des Hinweisgespräches, sofern angefertigt)
- Kommunikationsinhalte und ggf. dazugehörige Metadaten (z.B. im Rahmen der Eingangsbestätigung und der Benachrichtigung über den Verlauf des Verfahrens)
- anfallende Protokolldaten IT-basierter Systeme
- sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):
3.1 Aufgrund gesetzlicher Vorgaben Art. 6 Abs. 1 c DSGVO i.V.m. § 12 HinSchG)
Als Beschäftigungsgeber sind wir gem. § 12 HinSchG verpflichtet, Meldungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Meldung erfolgt aufgrund unserer rechtlichen Verpflichtung. Rechtsgrundlage ist folglich Art. 6 Abs. 1 c DSGVO i.V.m. § HinSchG.
3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die Bearbeitung Ihrer Meldung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Dies betrifft insbesondere die Verteidigung, Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen.
4. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen, z.B. die Hinweisgeberstelle.
5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet i.d.R. nicht statt. Dennoch kann eine Datenübermittlung in Drittstaaten in Einzelfällen stattfinden, soweit:
- es gesetzlich vorgeschrieben ist,
- Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder
- dies durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen dem entgegenstehen.
Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen.
Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen wir bzw. unsere Dienstleister personenbezogene Daten in ein Drittland nur dann übermitteln, wenn geeignete Garantien bestehen (z.B. Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
Wir haben mit unseren Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen.
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Gem. § 11 Abs. 5 HinSchG werden die Daten zwei Jahre nach Abschluss des Hinweisgeberverfahrens gelöscht.
Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, es sei denn es besteht eine der genannten Ausnahmen. Erfolgt die Speicherung der Daten auf Grund einer Betriebsvereinbarung, wird die Speicherdauer dort geregelt.
7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
8. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Für das Hinweisgeberverfahren ist es weder aus gesetzlicher noch vertraglicher Sicht erforderlich, uns hierfür personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Hinweise können grundsätzlich auch anonym bereitgestellt werden. Anonyme Meldungen oder Meldungen mit falschen oder unvollständigen Daten können jedoch u.U. das Hinweisgeberverfahren beeinträchtigen. So kann dies dazu führen, dass die gemeldeten Vorfälle nicht ausreichend überprüft werden können, wenn diese durch unsere Fallbearbeiter*innen nicht zugeordnet werden können oder hierfür weitere Informationen erforderlich wären, die mangels Möglichkeiten für Nachfragen nicht eingeholt werden können.
Weiterhin können wir bei Meldungen, bei denen keine, falsche oder unvollständige Kontaktdaten angeben sind, den meldenden Personen keine Eingangsbestätigung oder eine Information über den Fortgang des Verfahrens zukommen lassen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?
Im Rahmen des Hinweisgeberverfahrens nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Findet ein Profiling statt?
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu automatisiert zu bewerten.
11. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
11.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
11.2 Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte an die unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten oder direkt an Ihren Personalverantwortlichen gerichtet werden.
12. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung können Sie stets in www.vshalle-stiftung.de einsehen.
Stand: 14.11.2023